La gestion des spécimens

Un spécimen est un échantillon ou un exemplaire donné gratuitement pour faire de la publicité. Adapté aux établissements scolaires, le mot spécimen est utilisé pour parler des spécimens de manuels scolaires ou de romans classiques (parfois des BD) au programme qui sont envoyés gratuitement aux enseignants chaque année. 

Comment ça fonctionne ? 

Les éditeurs, rassemblés en groupement appelé GIDEC-GECRI, s'associent pour envoyer un nombre considérable de manuels gratuits aux enseignants, dans les établissements scolaires (collège et lycée - pour le primaire, je ne sais pas), généralement vers le mois de mai chaque année.

Les manuels reçus correspondent aux nouveautés, donc généralement en lien avec les changements de programmes. 

Pour les recevoir, les enseignants doivent s'inscrire sur le site du GIDEC-GECRI. Ensuite, chaque éditeur décide quel spécimen il envoie à qui. Parfois à tous les enseignants de la discipline, parfois seulement à ceux qui ont le niveau pendant l'année en cours, parfois seulement aux coordos. 
Les profs-docs aussi reçoivent les spécimens mais encore une fois, c'est au bon vouloir des éditeurs. Parfois on reçoit tout, parfois rien, parfois une partie... 

Les éditeurs refusent que l'on coche chaque année tous les niveaux.
Avant 2019, quand les enseignants n'avaient pas accès au site et que c'étaient les profs-docs qui géraient tout, je cochais tout le monde sur tout les niveaux (c'était plus par facilité, pour ne pas avoir à chercher quel prof a quel niveau, car c'était long et fastidieux). Un jour j'ai eu un appel d'une personne du Gidec qui m'a crié dessus parce que "si tout le monde fait comme vous le secteur de l'édition sera ruiné".

On peut toutefois supposer que le grand nombre de spécimens envoyés chaque année débouche sur tellement de commandes par les établissements que c'est rentable pour les éditeurs, malgré la gratuité des spécimens. 

Comment s'inscrire ? 

Les enseignants doivent se créer un compte sur le site et se laisser porter... Ca ne prend que quelques minutes. La mise à jour doit être faite tous les ans avant le 31 décembre pour que ce soit pris en compte. 

Les profs-docs reçoivent des codes qu'ils doivent utiliser pour mettre à jour les données de l'établissement. De même, ça ne prend que quelques minutes car il n'y a plus à remplir tous les enseignants comme avant. 

Outre les renseignements administratifs, le prof-doc a deux questionnaires à remplir : 

-le QC (questionnaire classique) : les disciplines et les niveaux des enseignants de l'établissement (vérification de ce que les collègues qui se sont créé un compte ont noté). Il faut supprimer les enseignants qui ont changé d'établissement.

-le QMEU (questionnaire des manuels en usage) : la liste des manuels utilisés actuellement dans l'établissement.

Les deux questionnaires sont pré-remplis d'une année sur l'autre donc généralement il y a peu de changements, ça va vite (excepté peut-être pour les très gros établissements).

Pour être sympa avec les collègues, le prof-doc peut envoyer un petit mail de rappel en début d'année (ou transférer le message reçu du Gidec). 

Qui doit s'occuper de distribuer les spécimens ? 

Comme à chaque fois qu'il est question de manuels scolaires, le sujet crispe les profs-docs. En effet, aucun texte officiel ne distribue les tâches de gestion des manuels. 

Le sujet de la distribution des manuels aux élèves est un sujet parallèle que je ne développerai pas ici mais, même si dans une grande partie des établissements c'est encore le prof-doc qui s'en charge, il est maintenant admis par la profession que ce n'est pas à nous de le faire. 

Mais qu'en est-il des spécimens ? La charge de travail est bien moindre, et cela dépend vraiment de la taille de l'établissement. Pour ma part, j'aime le faire (et notamment parce que je suis dans un établissement moyen de 450 élèves). Cette année, nous avons un nouvel agent d'accueil qui est arrivé en avril, il m'a donc posé la question quand les cartons sont arrivés (d'ailleurs nous avons aussi une nouvelle gestionnaire - stagiaire - qui m'a demandé ce que j'avais commandé : elle n'avait jamais entendu parler d'envoi de spécimens). 

Généralement j'emmène tout au CDI où j'ouvre les cartons, je retire ce qui est pour le CDI et ensuite j'utilise un chariot ou le diable pour monter en salle des profs le reste des cartons. Je mets ensuite les manuels dans les casiers nominatifs de chaque enseignant (à savoir que les manuels arrivent tous étiquetés avec le nom de l'enseignant donc celui qui distribue n'a pas de choix à faire et heureusement !). 

J'ai déjà aussi expérimenté de consacrer une table du CDI pour installer tout ce qui était reçu et dire aux enseignants de venir les chercher. Je suis mitigée sur cette pratique : ça fait moins de manutention mais il y a toujours des collègues qui ne viennent pas et ça traine pendant des semaines. 

Toutefois, il est parfaitement entendable que des profs-docs ne s'occupent pas de cette tâche :

-Aucun texte ne dit que c'est à nous de le faire
-Nous ne sommes pas réellement concernés par les manuels (même si ce sont des livres !)
-La charge physique peut être très importante
-Selon la taille de l'établissement, ça peut prendre énormément de temps, au détriment de nos autres tâches. 

Ce que la prof-doc ne gère pas :

-Chercher à comprendre pourquoi tel collègue à reçu ce manuel et pas tel autre
-Contacter les éditeurs pour que tel collègue reçoive tel spécimen
-Gérer les conflits entre collègues (oui oui on m'a déjà demandé de le faire !)

Que faire de ces spécimens au CDI ?

Les manuels scolaires

Pour ma part, j'ai une étagère "manuels" au CDI qui n'est alimentée que par ces envois de spécimens. Bien évidemment, c'est une étagère extrêmement peu utilisée, que ce soit par les élèves ou par les collègues. Je conserve cette étagère parce que j'ai beaucoup de place dans le CDI. 

J'enregistre tous les spécimens sur BCDI, mais de façon très succincte. 

Dans mon précédent collège, j'avais transféré cette étagère dans une petite pièce à destination des enseignants. Je ne gérai plus vraiment les prêts et honnêtement, tant pis si certains étaient "perdus". 

Les classiques

J'intègre un exemplaire de chaque dans mon fonds de roman. Le collège étant récent et le budget restreint, j'ai acheté très peu de classiques (car clairement, ils ne se lisent quasiment pas). Les spécimens me permettent donc d'enrichir mon fonds. Si j'ai plusieurs exemplaires du même titre, soit j'en intègre plusieurs car je sais qu'ils seront empruntés (par exemple un livre sur la 1ère ou 2nde guerre mondiale), soit un seul si c'est quelque chose qui sortira moins. 

Je stocke les doublons dans ma réserve, ils me servent ensuite à faire des lots de récompenses pour les élèves. 

Généralement j'en récupère un certain nombres que les collègues de français ne veulent pas et qu'elles me donnent. 

Le CDI, ok... mais la prof-doc dans tout ça ? 

Les collègues disciplinaires reçoivent les spécimens en leur nom propre et les gardent pour eux, ils ne sont pas pour l'établissement. Alors la prof-doc doit-elle obligatoirement laisser au CDI ce qu'elle reçoit en son nom ? Je ne sais pas si il existe une règle à ce sujet...

Pour ma part, il m'est déjà arrivé d'emmener chez moi des titres que j'avais très envie d'avoir (des classiques, pas des manuels !), et je l'ai fait sans culpabiliser. Mais honnêtement, c'est arrivé très peu souvent car la plupart du temps je n'en ai pas besoin. 

La réaction des collègues

Un dernier point car la réception des spécimens fait toujours beaucoup parler...

Quand les dizaines de cartons arrivent dans l'établissement, généralement ça se voit ! Il y a plusieurs réactions possibles : 

-Les collègues super contents qui attendaient avec impatience
-Les collègues pas contents car ils ne les utilisent pas / c'est pas écologique / ça prend de la place à la maison / c'est beaucoup trop chaque année (en français notamment pour ce dernier point)
-Les collègues pas contents car ils n'ont rien reçus
-Les collègues jaloux et donc énervés parce qu'ils n'ont pas reçus la même chose que leurs collègues. 
-Les collègues indifférents (tu te demandes s'ils en pensent quelque chose et ce qu'ils vont en faire)

Et puis il y a aussi : 

-Les collègues qui aident à distribuer dans les casier parce que "mais pourquoi c'est toi qui fait ça ?" "Attend je vais t'aider ça ne devrait pas être à toi de le faire !" 
-Les collègues qui te remercient 10 fois comme si tu leur avait fait le plus beau des cadeaux même si tu leur explique que tu n'es pas responsable.

Pour conclure...

Tu es prof-doc ? N'hésites pas à partager en commentaire tes pratiques à ce sujet !

Tu es prof d'une autre discipline ? Réfléchis à tout cela avant de t'énerver contre la prof-doc et/ou d'envoyer les collègues voir la prof-doc pour régler les problèmes en rapport avec les spécimens.

Edit : Je me rends compte après coup que j'avais déjà écrit un article à ce sujet il y a... fort longtemps !

Comments

[Aurélie]

Bonjour ! Je suis dans un collège de 468 élèves et pour ce qui est des spécimen, quand je les reçois, je procède comme toi : je prends ce qui est pour le CDI (quand il y en a...) et je trie ceux pour les collègues. Je les dépose ensuite dans les casiers, sauf si la pile est trop importante et n'y entre pas. Auquel cas, c'est le ou la collègue qui vient les chercher (le coin prof est juste à côté de l'entrée de la salle des profs, les deux communiquent dans mon collège donc c'est pratique). Depuis l'année dernière, je constate des erreurs de la part du Gidec ou des éditeurs, dans les noms des collègues ou les disciplines, sans compter les oublis. J'invite alors les collègues à contacter directement les éditeurs et ça se résout vite. Depuis l'année dernière, les collègues se sont inscrits sur IDPROF, ce qui a l'air de fonctionner pas trop mal. Mais il est vrai que la question des spécimen reste toujours dans le flou.

[petite noisette]

Merci pour ton témoignage, pas vu d'erreurs de mon côté...

[Leigh]

Le culot de la personne du GIDEC qui te crie dessus alors qu'on travaille gratuitement pour eux ... Je ne les ai jamais eu au téléphone mais ils ont appelé mon établissement une fois parce que je n'avais pas rempli leur questionnaire. En novembre. Lorsqu'il restait plus d'un mois. La secrétaire a donc, avec beaucoup de plaisir, procédé à une engueulade en règle à mon égard ...

Je remplis encore pour les enseignants (les collègues sont très peu inscrit·e·s de leur côté sur le site) et je gère l'ouverture des cartons et la distribution. J'ai la chance cette fois d'avoir une collègue à l'accueil très bienveillante, et j'ouvre les cartons dans son bureau comme la salle des profs est à deux pas et le CDI dans un autre bâtiment. Elle était d'ailleurs fascinée cette année par les specimens classique et les différentes éditions pour le même livre ^^

[petite noisette]

Cet année j'ai eu un 2è appel (donc pas dans le même collège ni la même académie), pour être sure que j'avais reçu les spécimens... j'étais justement en train d'ouvrir les cartons. J'ai trouvé cet appel une pure perte de temps mais bon...

[Linelo]

Ton article m'a bien fait rire car on retrouve bien toutes les situations vécues ! Entre le GIDEC qui rappelle si on coche trop de cases, les collègues qui râlent parce qu'ils n'ont pas eu les mêmes que le voisin, ceux qui sont trop contents et ceux qui s'en fichent et laissent les specimens en plan... De mon côté, je remplis le questionnaire en mettant à jour les niveaux des collègues et j'ouvre les cartons avant qu'ils soient déposés en salle des profs (on m'avait carrément pris les livres pour le CDI une année !) Avant j'assurais aussi la distribution dans les casiers mais maintenant il y a des collègues à qui ça plaît de déballer alors je laisse la place ;) Les specimens pour le CDI sont aussi catalogués mais ne servent que pour les classiques quand il y a des oublis de livres en lecture cursive

[petite noisette]

Merci pour ton témoignage ! On est beaucoup je crois à avoir les mêmes expériences.